Datenschutzerklärung Verein

Präambel

Der Öwerdöllwer Heimatverein e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation von Vereinsveranstaltungen, sowie der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gilt für den Verein bis auf Widerruf die nachfolgende Datenschutzverordnung.

Zum Zwecke der besseren Lesbarkeit wird in dieser Verordnung sowie in sonstigen Ordnungen und Regelwerken des Vereins bei Funktionsbezeichnungen die männliche Sprachform verwendet; unabhängig davon können alle Ämter im Verein von Frauen und Männern besetzt werden. Werden sie von Frauen besetzt, ist anstelle der männlichen Sprachform die weibliche Sprachform zu lesen.

§1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten, u.a. von Mitgliedern, sowohl digitalisiert in EDV-Anlagen, als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus können personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt werden. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder:
   Vor- und Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Jahr des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, ggf. Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Funktionen im Verein, sowie Ehrungen oder Auszeichnungen
   
   
2. Nach Austritt aus dem Verein werden die persönlichen Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist archiviert und nach Ablauf dieser Frist unwiderruflich gelöscht.

§3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, im Amtsblatt des Marktes Oberthulba und in Internetauftritten veröffentlicht und ggf. an die Presse weitergegeben.
   Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen:
   Teilnehmer an Veranstaltungen, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.
2. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf der Grundlage der Einwilligung der abgebildeten Person.
3. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Vorstandsmitglieder mit Vor- und Nachname, Funktion, sowie personalisierter E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer veröffentlicht.

 
§4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

1. Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach §26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Schriftführer des Vereins zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
2. Der Schriftführer stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Kassenprüfer) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel als Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitsbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen, und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen grundsätzlich als „bcc“ zu versenden.

§7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

1. Alle Mitglieder im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstandes, Kassenprüfer, Webmaster), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§8 Datenschutzbeauftragter

1. Da im Verein in der Regel maximal 6 -sechs- Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten bestellt.

§9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält einen zentralen Internetauftritt für den Verein und alle damit verbundenen Angebote. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Webmaster. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Administrator vorgenommen werden, sofern nicht ausdrücklich etwas Anderes vereinbart wurde. Zugriff auf den FTP-Server, sowie die verbundenen Datenbanken, Schnittstellen etc. erhält nur der Administrator der Webseite.
2. Der Administrator ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des 1. Vorstandes, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach §26 BGB ist unanfechtbar.

§10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, Datennutzung oder Datenweitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzverordnung wurde durch den Vorstand des Vereins beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

Oberthulba, den 14.05.2025